Помогли благотворительному фонду привести процессы обработки персональных данных в соответствие требованиям законодательства

Благотворительный фонд «Друзья» (далее — Фонд)

Оценить соответствие процессов обработки и защиты персональных данных (ПДн) в Фонде требованиям законодательства РФ, разработать рекомендации по устранению выявленных несоответствий и организационно-распорядительную документацию по обработке ПДн.

У Фонда отсутствовала часть необходимой документации для выполнения требований законодательства в области обработки и защиты персональных данных. Кроме того, требовалась актуальная оценка действующих процессов обработки и защиты ПДн, чтобы определить их соответствие текущим требованиям.

Спецификой проекта стало то, что один из основных процессов обработки персональных данных — кадровый учет — передан Фондом на аутсорсинг, поэтому в рамках аудита требовалось оценить не только внутренние процессы, но и порядок обработки персональных данных сторонней организацией.

Специалисты Infosecurity провели комплексный аудит процессов обработки и защиты персональных данных в Фонде.

В рамках работ были проведены:

• интервью с ключевыми работниками Фонда по основным направлениям деятельности;
• интервью с представителями организации, которой был передан на аутсорсинг кадровый учет;
• анализ предоставленной документации;
• описание процессов обработки персональных данных и используемых информационных систем;
• оценка их соответствия требованиям законодательства РФ в области обработки и защиты персональных данных;
• подготовка отчета с результатами аудита и рекомендациями по устранению выявленных несоответствий;
• разработка комплекта организационно-распорядительной документации (ОРД);
• презентация результатов работ с разъяснением назначения и порядка применения разработанных документов.

По просьбе заказчика часть документов была подготовлена в двух вариантах: с целями обработки персональных данных, действующими в Фонде, и с целями, рекомендованными экспертами по результатам аудита.

Отдельное внимание было уделено кадровому учету, переданному на аутсорсинг. Специалисты Infosecurity провели интервью с представителями контрагента и помогли Фонду получить более полное представление о том, как осуществляется порученная третьей стороне обработка персональных данных, в том числе как организованы доступ к ПДн и их обработка в информационной системе аутсорсера. Интервью также подтвердило соответствие обработки и защиты ПДн на стороне аутсорсера требованиям законодательства.

После завершения проекта эксперты также обсудили с заказчиком дальнейшие шаги по введению в действие разработанной документации.

По итогам проекта у Благотворительного фонда «Друзья» сформировано актуальное представление о состоянии процессов обработки персональных данных и их соответствии требованиям законодательства РФ.

Итого:
✓ определен текущий уровень соответствия процессов обработки ПДн требованиям законодательства РФ;
✓ сформированы конкретные рекомендации по устранению выявленных несоответствий;
✓ подготовлен комплект организационно-распорядительной документации для выполнения основных требований законодательства в рамках проекта;
✓ обеспечено полное понимание порядка обработки ПДн, переданных на аутсорсинг;
✓ определены дальнейшие шаги по введению в действие и применению разработанных документов;
✓ сформирована основа для системной работы при обработке ПДн с учетом актуальных требований законодательства.